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En más de 40 años de experiencia corporativa, he asistido a demasiadas reuniones. Incluso como vicepresidente de Recursos Humanos de Microsoft, había reuniones llenas de gente que debería haber evitado. La saturación de reuniones parece inevitable hasta que te das cuenta de que la mayoría de las personas no deberían haber sido invitadas.
Aprendí una forma sencilla de saber si deberías estar en la habitación.. Esta estrategia también es útil después de la reunión para ver si valió la pena y puede mejorar otras en el futuro. se llama “Clasificar el espacio”.
Hay cinco niveles de participación en una reunión: desde el más importante, nivel cinco, hasta el menos importante, nivel uno. Idealmente, una buena reunión consta de niveles cuatro y cinco, con algunos tres para tener perspectiva. Los demás no deberían estar ahí..
Aquí están los niveles.
En la parte superior, en el nivel cinco, está el organizador de la reunión.
Convoca la reunión para resolver un problema, investigar un problema y obtener resultados. Guían el debate y conducen al resultado. Están en lo más alto porque sin ellos no habría reunión.
Después de la reunión, el Nivel Cinco debe evaluarlos. ¿Fue un buen intercambio de opiniones? ¿Dirigiste la reunión y te aseguraste de que todos asistieran? ¿Duró exactamente el tiempo necesario? ¿Hubo un resultado claro y definido? ¿Todos conocen su papel en los próximos pasos?
En el nivel cuatro están las personas directamente afectadas.
Son las personas que se verán directamente afectadas por los resultados de la reunión. Se espera que participen activamente y se interesen en lo que sucederá a continuación. Los resultados de esta reunión cambiarán su trabajo. Deben estar presentes sin lugar a dudas..
Si estuvieras en el nivel cuatro, deberías haber estado en el centro del debate. ¿Hablaste claro? ¿Ha sido un defensor eficaz de sus intereses? ¿Escuchaste atentamente a los demás y participaste en el desarrollo? ¿O has sembrado conflicto? Peor aún, ¿permitió que la reunión se llevara a cabo sin asistir?
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Las personas de nivel tres añaden valor
Tienes conocimientos o experiencia sobre este tema. Los individuos del nivel tres aportan perspectivas que pueden pasarse por alto. Hablan poco, sólo cuando pueden aportar algo que marque la diferencia. Aunque el resultado no les afecta directamente, ofrecer valor agregado.
En el nivel tres, debes ser brutalmente honesto contigo mismo después de la reunión. ¿Has hecho una contribución significativa? ¿Hablaste demasiado o nada? ¿Realmente se han escuchado sus contribuciones? Si fuera el organizador, ¿se incluiría en la reunión de seguimiento?
Las personas de nivel dos observan y aprenden.
Estos participantes están ahí para observar y, a veces, para aprender. A menudo son poco más que taquígrafos; no tienen por qué estar allí. Su ausencia no afectará el resultado de la reunión..
Cuando llegues a la segunda etapa, sé muy claro contigo mismo. ¿Qué aprendiste específicamente de la reunión? ¿Cómo ayudó tu presencia? ¿O simplemente te ayudó? Si es lo último, en realidad no eras más que un Nivel Uno. Y no deberías haber estado allí.
Finalmente, en la parte inferior puedes ver a las personas del nivel 1.
Están ahí porque quieren estarlo o porque alguien se siente obligado a incluirlos por alguna vaga razón. No ofrecen nada y aportan aún menos. A menudo son la razón por la que la reunión es más grande y dura más de lo necesario.
Si entraste o saliste como uno solo, Tu ayuda fue un error.. Probablemente deberías haberlo saltado.
Sepa cuándo no asistir a una reunión
La participación en el tercer nivel debería ser opcional e incluso especial. Piense detenidamente si realmente tiene una perspectiva o visión que podría cambiar el resultado. Sea honesto y aléjese si ese no es el caso.
No te hagas la reputación de ser alguien que siempre está ahí.
Si eres la tercera persona que pasa la mayor parte de tu tiempo en reuniones, sé honesto: eres sólo una segunda persona que de vez en cuando dice algo inteligente. Guarde su sabiduría para cuando sea útil y valiosa.
Si desea alcanzar el nivel dos o menos, simplemente rechace la oferta. Ahorras tiempo y nervios. No te extrañarán. Nadie lleva la cuenta de cuántas veces te ha visto esta semana.
Planifica una buena reunión
Cada reunión debe tener una agenda clara e incluir a las personas adecuadas en la sala. Ni más ni menos.
Como organizador, es su trabajo decidir de qué se trata la reunión, es decir, qué es exactamente lo que quiere lograr. Clasificar a los participantes es una buena manera de decidir quién debe estar allí.
Algunos de los cuartetos insistirán en traer algunos tríos. Puede que se te ocurra tirar un tres, lo cual estaría bien, pero trata de resistirte. Recuerda, es tu reunión. No todo el mundo necesita estar en el nivel tres o menos.
Controle la congestión de las reuniones clasificando la sala con antelación. Hazlo y ganarás el juego. Todos te lo agradecerán.
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Etiquetas: Consejos, tendencias, trabajo.
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