Los documentos escaneados consisten en una audiencia judicial simulada

estudio de simulación

06 de abril de 2022 15:30 dennis l

Como parte de la digitalización, el simple hecho de escanear facturas y otros documentos puede reducir los costes anuales de unos 6200 millones de euros a unos 3200 millones de euros. Pero, ¿qué pasa con los documentos escaneados en un caso judicial si los documentos originales ya no están disponibles?

Kassel (Alemania). Según las cifras actuales de la Oficina Federal de Estadística, cada año se deben archivar en la República Federal de Alemania alrededor de 35 000 millones de facturas de pequeñas y grandes empresas. Escanear facturas, notificaciones y otros documentos no solo ahorra espacio físico a las empresas, sino también dinero. Investigadores de la Universidad de Kassel han calculado que escanear y archivar podría reducir los costes anuales de unos 6200 millones de euros a unos 3200 millones de euros. La factura se refiere al escaneo de reemplazo de los documentos en papel existentes.

Si bien las empresas solían digitalizar documentos con escáneres reales, hoy en día se utilizan cada vez más aplicaciones de escáner. Una buena aplicación de escáner instalada en el teléfono o tableta recortará automáticamente el fondo, mejorará la exposición e incluso corregirá el ángulo del documento. Además, transfiere los datos a la ubicación de almacenamiento deseada a la velocidad del rayo. Pero lo que cada vez más empresas ven como una gran ventaja podría ser un problema desde el punto de vista legal.

¿Los documentos escaneados pueden presentarse ante un tribunal?

Investigadores y expertos en datos han cuestionado si un documento escaneado puede presentarse como prueba en los tribunales cuando el documento original ya no existe. Esto ciertamente podría resultar en un problema de prueba, porque la prueba documental clásica ya no es posible. Está asociado a la presunción de la autenticidad del documento o certificado, su contenido y su atribución al emisor. Sin embargo, la presunción en el sentido legal ya no puede reclamarse con un documento electrónico.

Negociación simulada con jueces, abogados y expertos reales

Para obtener una respuesta a la pregunta, los investigadores llevaron a cabo una batalla legal simulada en la que participaron jueces, abogados y expertos reales. El objeto de la negociación fueron facturas y recibos escaneados, cuyos originales (supuestamente) ya no existen. Además, siete de los casos de simulación terminaron en el juzgado civil y siete en el juzgado de finanzas. Aquí, se disputó el valor probatorio de varios documentos, que fueron creados por diferentes actores con diferentes escáneres y aplicaciones de escaneo.

El estudio de simulación es un método científico para evaluar y diseñar tecnología que ya ha sido llevado a cabo con éxito varias veces por el grupo de proyecto para el diseño de tecnología constitucionalmente compatible (provet) de la Universidad de Kassel. Llevar a cabo experimentos tan complejos sirve para adquirir experiencia práctica con la tecnología moderna en un entorno simulado. De esta manera, se pueden desarrollar sugerencias de mejora y se puede probar el marco legal. Si bien el escaneo ya no es una tecnología nueva y las aplicaciones de escaneo han existido para dispositivos Android e iOS durante mucho tiempo, tratar con tales documentos electrónicos en los tribunales todavía se asocia con una gran incertidumbre.

Los documentos escaneados tienen el valor de sus copias en papel

El estudio de simulación realizado mostró que todos los jueces aceptan tanto el documento escaneado como una copia en papel. Sin embargo, se ha demostrado que cuando surgen disputas o dudas, el documento escaneado se vuelve problemático. En este caso, el documento escaneado no fue rechazado como prueba no idónea, sino que el tribunal buscaba indicios de su autenticidad o, por el contrario, reforzar las dudas.

En un caso, se afirmó que el original podría haber sido falso. Sin embargo, este hecho ya no se puede verificar, por lo que el tribunal buscó razones plausibles por las que alguien debería haber falsificado el documento y por qué medios.

Si se alegó que el original se escaneó de forma incorrecta o incompleta, el tribunal examinó qué se utilizó para escanear el documento y qué medidas de garantía de calidad se observaron. El cumplimiento de las especificaciones de las directrices para el escaneo de reemplazo (TR-RESISCAN) de la Oficina Federal de Seguridad de la Información (BSI), por ejemplo, especificaciones de procedimiento, asignación de responsabilidades o inspecciones visuales aleatorias, aumenta el valor probatorio de un correcto proceso de escaneo. Según los investigadores, si la aplicación del escáner o el escáner también están certificados según TR-RESISCAN, aumenta significativamente la confianza de la corte.

Los medios electrónicos de seguridad, como una nota de transferencia automática, firmas y un sello de tiempo, facilitan la verificación por parte del tribunal y, según la calidad, pueden respaldar o refutar la acusación de falsificación.